Az év eleje a rendszerezés időszaka. Ilyenkor az irataink, íróasztalunk rendbetételére is érdemes időt szánni, amely nem csak a közérzetünkre, hanem egész éves teljesítményünkre is kedvezően hat.

A következő tippek segíthetnek hatékony és rendezett munkaterületté alakítani irodáját.

 

Söpörjön ki mindent, amire már nincs szüksége!

Üres dobozok, összegyűrt, elszakadt, alig- vagy már agyonhasznált papírlapok, nem működő tárgyak, felesleges bútorok, kacatok, poros dekoráció...

Biztosan mindegyikre szüksége van? Ha már hónapok óta nem használta ezeket, hiányoznának, ha megválna tőlük?

 

Gyűjtse össze a felesleges tárgyakat egy kupacba, majd válogassa külön azokat, amelyekre még szüksége lehet, valamint azokat, amelyeket kidobásra szán. Az előbbi kupacban lévő tárgyakat tegye a helyére, az utóbbiakat pedig érdemes további szempontok szerint különválogatnia. Mielőtt bármit a kukába dobna, gondoljon az újrahasznosításra és az adományozás lehetőségére (például bútoroknál) is!

Tipp:

A nálunk vásárolt üres nyomtató tonereket, patronokat (márkától függetlenül) budapesti üzletünkben is leadhatja!

 

Rendszerezzen felhasználási területek szerint!

Gondolja át, milyen tevékenységek történnek nap mint nap az irodájában. Általában három területet különböztethetünk meg: a fő munkaterület az íróasztalunk, az iratszekrény, a polcok és irattartók pedig úgynevezett referencia és ellátási területek.

A különböző kellékeket, dossziékat  helyezze el a megfelelő felhasználási területen. A gyakran használt eszközöket, kellékeket tegye elérhető helyre, a ritkábban használtakat pedig helyezze egy szekrénybe, vagy a tároló helyiségbe.


Címkézzen!

Szánjon időt az irattartók, polcok, dobozok, fiókok, vagy különböző tárgyak címkézésére. Ezzel nem csak Ön, hanem munkatársai is könnyebben megtalálják amit keresnek. Etikett és címkenyomtató használatával egységes, gyors, precíz és tartós feliratokat készíthet.
Öntapadós jelölőcímke segítségével különböző színekkel jelölheti a fontos információkat.

 

Praktikus iratrendezés, profi archiválás

Hozzon létre egy „értekezlet” mappát és helyezzen el benne minden „megvitatandó” elemet, átadásra vagy aláírásra szánt dokumentumot, amelyekre a soron következő megbeszéléseken szüksége lehet. Ez a módszer segíti a hatékony felkészülést, valamint egy helyre rendezi az adott témához tartozó, egymással összefüggő iratokat.

Hozzon létre egy „VV” (válaszra vár) irattartó mappát olyan dokumentumok számára, amelyekkel kapcsolatban visszajelzést, jóváhagyást, aláírást vár, vagy bármilyen szempontból függőben tart. Néhány naponta ellenőrizze, hogy történt-e ezekben változás.

Az archivált fájlokat tárolja archiváló dobozokban.

Használjon konténereket vagy iratgyűjtőket magazinok és katalógusok tárolására. Győződjön meg róla, hogy valóban szükség van-e a megőrzésükre, egyébként hasznosítsa újra, ajándékozza, vagy adja el a feleslegessé vált darabokat.

Jelöljön ki egy iratpapucsot olyan nyomtatott cikkekhez és dokumentumokhoz, amelyeket a későbbiekben át szeretne nézni, vagy el szeretne olvasni.

A folyamatban lévő projektek dokumentumait tartsa az ahhoz tartozó iratrendező mappában, vagy rendezze témánként klipmappákba. A már lezárult projektek iratait archiválja a megfelelő mappába, és tárolja el!


Minden héten szánjon időt arra, hogy a felhalmozódott dokumentumokat áthelyezze a megfelelő helyre.

 

Asztali és fiók rendszerezés

Használjon asztali tárolókat, fiókos irattárolókat vagy irattálcákat az asztalon és a fiókokban lévő elemek rendezéséhez. Személyes tárgyait külön fiókba rendezze! Névjegykártyáit helyezze praktikus, lapozható, vagy lefűzhető névjegykártyatartóba.
 
A nap végén érdemes minden felesleges tárgyat eltávolítani, kidobni és egy gyors rendrakást végezni. Ne felejtse el számítógépes íróasztalát sem!

 

Iratmegsemmisítés

Bizonyos dokumentumok nem dobhatók ki a papírszemétbe. A személyes adatok, vagy üzleti titkok védelme érdekében egyes iratokat meg kell semmisíteni. Az iratmegsemmisítő gépek a néhány lap kapacitástól akár 200 lap kapacitásig képesek megbirkózni a feladattal, ráadásul egyes modellek nem csak hosszában, hanem apró konfettire vágják a papírlapot.
 
Egy alapos rendrakás és archiválás után érzékelni fogja, hogy befektetett erőfeszítései rövid időn belül megtérülnek!

 

Most mi is segítünk a rendrakásban.


Egyes irattartókat, mappákat és tasakokat 12–50% kedvezménnyel kínálunk, a készlet erejéig. Tovább az akciós irodaszerekre